Déposé en Préfecture le 20 Janvier 2004
- Les moyens, matériels ou financiers, mis à disposition d'associations ne doivent être regardés que comme une facilité accordée par la Commune, et non comme un droit absolu de demander a en bénéficier.
- La Commune doit par ailleurs arriver à maîtriser l'occupation des locaux mis à disposition, dans le but d'en optimiser la gestion et de réduire les coûts de fonctionnement (matériel, personnel municipal, entretien et réparation;...)
- Depuis quelques temps, il a été constaté une inflation des demandes de la part d'associations, le plus souvent étrangères a la Commune (même si l'un des membres est védasien), ou d'associations dont la finalité n'a que peu de rapport avec les sens que nous entendons donner à une activité associative au sens strict du terme. De plus, les actions des associations doivent correspondre à une certaine pratique que nous voulons aider ou promouvoir.
- En conséquence, il nous paraît indispensable de redéfinir les modalités de gestion et d'occupation des locaux communaux.
Il en sera de même en ce qui concerne les aides, directes ou indirectes, matérielles ou financières, que la Commune entend apporter aux Associations, pour qu'elles puissent exercer leurs missions, dans l'intérêt de la population tout en prenant en compte les nécessités de la gestion des deniers publics.
- La liberté de créer une association sur Saint Jean de Védas reste entière et sous ta seule responsabilité de ses dirigeants, et la Commune n'a pas a intervenir en ce domaine.
- Une association peut avoir une activité ou un fonctionnement dont elle reste souveraine, mais pour autant si elle désire bénéficier de l'aide dé la collectivité, elle doit répondre aux objectifs que la Commune souhaite favoriser pour une vie associative riche et efficace, surtout lorsque des moyens matériels ou des deniers publics sont sollicités.
- Ces principes peuvent être rassemblés dans un partenariat qui se traduira par une convention conclue entre la Commune et l'Association.
Le principe de base pour la conclusion d'une telle convention sera l'adéquation des actions associatives aux directions dans lesquelles {sur le plan des principes généraux ou sur celui des publics visés) la Commune souhaite faire porter ses efforts d'aide et de soutien au bénéfice de la population.
Cette convergence résultera d'une concertation avec les élus, en charge de la politique municipale et des contrats d'objectifs, en raison des moyens et deniers publics mis-à disposition.
En effet, si une commune n'a pas de compétence légale obligatoire en matière de politique associative, elle reste d'autant plus souveraine lorsqu'elle apporte aide et soutien dans les domaines où elle souhaite faire porter ses efforts au bénéfice dé la population.
Toutes les associations védasiennes n'ont pas vocation, en raison leurs domaines spécifiques, à conclure une convention de partenariat avec la Commune, certaines associations pouvant bénéficier de subventions aidant à leur fonctionnement sans que leur mission justifie une telle convention.
Sans que cette énumération soit exhaustive, les critères qui guideront la commune seront relatifs:
- aux domaines d'intervention des associations que la commune souhaite faire émerger parce qu'ils contribuent à la création du lien social, culturel, humanitaire, sportif.
- aux publics qui doivent être accompagnés ou aidés pour une bonne intégration dans la commune, quelque soit le projet associatif.
- au nombre d'adhérents védasiens et au caractère ouvert de l'association.
- a l'absence de tout rapport avec des activités relevant du secteur concurrentiel.
Les conventions seront soumises au Conseil Municipal, soit au moment du vote du budget, soit en cours d'année.
Elles préciseront les moyens d'expression dans le Journal Municipal Forum, et d'aide à la communication, ainsi que les modalités d'utilisation des locaux publics.
Elles préciseront aussi les actions à mettre en oeuvre dans ce cadre, et chaque année, un bilan des actions sera effectué en commun.
La liste des associations bénéficiant d'une convention, non exhaustive ni définitive, sera remise à jour régulièrement en fonction des besoins.
A) Utilisation des locaux communaux :
II faut distinguer plusieurs situations :
1°) Locaux exclusifs dédiés a des associations:
. Il s'agit des clubs house faisant déjà l'objet de conventions avec les associations occupant l'immeuble, ces conventions devant être renouvelées, éventuellement par tacite reconduction, en cas de maintien du partenariat avec la commune.
2°) Locaux de réunion :
II s'agit des salles communales utilisées par les associations pour des réunions de bureau ou de conseil d'administration.
Il conviendra de réserver cette utilisation aux associations passant avec la commune une convention de partenariat, ou dans certains cas aux associations de parents d'élèves, les autres associations védasiennes bénéficiant de la gratuité d'une salle par an pour tenir leur assemblée générale.
3°) Locaux pour manifestations publiques :
II s'agit des lieux pouvant recevoir du public pour des manifestations d'envergure.
- Salons du Terral
- Salle des Granges
II conviendra de distinguer entre:
- les associations ayant une convention de partenariat.
- les associations védasiennes n'ayant pas de convention ou les associations extérieures à la Commune (même si un védasien en est membre à quelque titre que ce soit).
a) Associations ayant une convention de partenariat : les salles pourront être mises à disposition, deux fois par an gratuitement, si elles ne perçoivent pas de participation financière, et il sera perçu un droit de mise à disposition de 76 euros a partir de la troisième utilisation.
Pour les manifestations avec participation financière, le droit de mise à disposition de 76 euros sera perçu a partir de la seconde.
b) Associations védasiennes sans convention : II sera perçu un droit de mise a disposition pour chaque occupation sollicitée, sans pouvoir dépasser deux utilisations par an. (54 euros pour les manifestations avec participation financière et 30 euros pour celles sans participation financière)
c) Associations extérieures à la Commune : les salles ne pourront être mises à disposition, sauf examen particulier de la nature de la manifestation (sur la base de critères relatifs à la jeunesse, ta culture, l'action humanitaire, le lien social et citoyen) avec ou sans droit de mise à disposition de 76 euros en fonction de la nature dé la manifestation.
B) Utilisation des services municipaux de duplication:
L'utilisation des services de duplication municipaux est réservée aux associations bénéficiant d'une convention de partenariat, qui en précisera les modalités, la règle étant que le papier sera fourni par le bénéficiaire et que la duplication, en quantité raisonnable, devra concerner des informations locales.
Les duplications seront faites, selon le cas, soit directement par l'Association, soit par le personnel municipal en fonction des nécessités du service.
C) Utilisation des suppports d'information municipaux :
Toutes associations ayant leur siège à Saint Jean de Védas et leur activité réelle et principale au profit des Védasiens bénéficieront gratuitement de leur inscription dans le guide Annuel du Védasien. ce qui entraînera aussi son invitation à participer à la Foire Annuelle des Associations.
L'utilisation des panneaux d'information (inertes ou lumineux) sera réservé à la Municipalité et ensuite aux associations ayant signé une convention dans la mesure des possibilités.
Toutes les associations ayant leur siège social et une activité réelle sur la Commune bénéficieront d'une inscription automatique sur le site internet de la Ville.
Les associations bénéficiant d'une convention seront prioritaires pour faire paraître un article dans Forum, selon les modalités qui seront précisées dans la Convention ou dans un document spécifique à cet effet qui leur sera adressé.
Il en sera de même en ce qui concerne les affiches à apposer sur les panneaux ainsi que les messages sur le Journal Electronique. Dans tous les cas, priorité sera donnée aux informations municipales.
D) Utilisation du Logo de la Ville :
Toute manifestation impliquant un partenariat avec la Ville (financier, matériel ou intellectuel) fera état du Logo de la Commune, avec l'approbation des services Communication, avant toute impression ou diffusion.
Toute autre utilisation du Logo de la Ville sera soumise à autorisation préalable des service Communication.